Wenn Unternehmen das Homeoffice einschränken: Worauf Führungskräfte achten müssen
Mercedes-Benz will seine Beschäftigten wieder häufiger ins Büro holen. Ab Januar sollen Mitarbeiter an vier Tagen pro Woche vor Ort arbeiten. Damit solche Vorgaben nicht lediglich als zusätzliche Kontrolle wahrgenommen werden, kommt es vor allem auf die Führungskräfte an. Sie müssen erklären, welchen konkreten Nutzen die Präsenz hat, die gemeinsame Zeit sinnvoll organisieren und zugleich nachvollziehbare Lösungen für individuelle Bedürfnisse schaffen.
Mercedes-Benz setzt auf mehr Präsenz im Büro
Die Mitarbeiter von Mercedes-Benz sollen von Januar an vier Tage pro Woche wieder im Büro arbeiten. Mercedes-Chef Ola Källenius soll sich sogar für eine vollständige Abschaffung des mobilen Arbeitens im Unternehmen ausgesprochen haben.
Mit einer stärkeren Präsenz will der Autobauer unter anderem die Zusammenarbeit verbessern, den Teamgeist stärken und die Produktivität erhöhen. Gerade angesichts des wirtschaftlichen Drucks auf die Automobilindustrie gewinnt die Frage an Bedeutung, wie Unternehmen ihre Teams effizient organisieren und gleichzeitig Innovationen fördern können.
Studien deuten darauf hin, dass Homeoffice durchaus Produktivitätsvorteile bringen kann – allerdings nicht unbegrenzt. Eine Untersuchung des Fraunhofer-Instituts und der Techniker Krankenkasse kommt zu dem Ergebnis, dass die Effizienz durch Arbeit im Homeoffice um bis zu 20 Prozent steigen kann. Als kritischer Punkt wird dabei ein Homeoffice-Anteil von 60 Prozent genannt.
Steigt der Anteil darüber hinaus, kann die Produktivität des Unternehmens insgesamt wieder zurückgehen. Während sich bestimmte Aufgaben zu Hause möglicherweise konzentrierter erledigen lassen, entstehen neue Ideen häufig dort, wo Beschäftigte direkt miteinander diskutieren und auch informell ins Gespräch kommen.
1. Den konkreten Nutzen der Büropräsenz erklären
Für Führungskräfte besteht die erste Aufgabe deshalb darin, den Mitarbeitern nachvollziehbar zu vermitteln, warum ihre Anwesenheit erforderlich ist.
„Muss ein Unternehmen wie Mercedes-Benz neue Geschäftsmodelle und neue Technologien entwickeln, ist der persönliche Austausch besonders wichtig“, betont Yurda Burghardt, Unternehmensberaterin bei Argon & Co.
Eine pauschale Botschaft, wonach Arbeit grundsätzlich besser im Büro erledigt werde, dürfte nach ihrer Einschätzung kaum überzeugen.
„Wer Mitarbeiter ins Büro einbestellt, sollte nicht nur sagen, wann sie kommen sollen, er sollte sagen, wofür sich ihr Kommen lohnt“, rät Burghardt.
Präsenztage brauchen ein klares Ziel
Entscheidend ist damit nicht allein der Arbeitsort, sondern der Zweck der gemeinsamen Zeit. Beschäftigte sollten erkennen können, warum bestimmte Aufgaben von persönlicher Zusammenarbeit profitieren.
Führungskräfte können dazu vorab eine klare Agenda festlegen, Erwartungen an die Teilnehmer formulieren und anschließend sichtbar machen, welche Ergebnisse erzielt wurden.
„So erkennen sie, dass Präsenz kein Selbstzweck ist, sondern konkret zur Lösung beiträgt“, sagt Burghardt.
Besonders relevant kann persönliche Zusammenarbeit demnach bei bereichsübergreifenden Problemen, der Entwicklung neuer Ideen, komplexen Verhandlungen sowie beim Aufbau von Vertrauen und Beziehungen sein.
Arbeitsrechtler Sebastian Maiß empfiehlt außerdem, Produktivität anhand konkreter Kriterien zu bewerten. Bei einem Automobilhersteller könnte beispielsweise gemessen werden, ob Software-, Hardware- und Erprobungsexperten technische Probleme durch ihre direkte Zusammenarbeit schneller lösen können, ohne dass dadurch zusätzliche Fehler oder Nacharbeiten entstehen.
2. Arbeitsabläufe an Präsenztage anpassen
Eine Rückkehr ins Büro allein verbessert die Zusammenarbeit nicht automatisch. Bleiben Meetings, Kommunikation und Arbeitsabläufe unverändert, kann bei Mitarbeitern schnell der Eindruck entstehen, dass es hauptsächlich um Kontrolle geht.
„Eine Präsenzpflicht ohne veränderte Arbeitsweise ist nur eine Ortsverlagerung“, kommentiert Unternehmensberaterin Burghardt.
Vor jedem Präsenztag sollten Führungskräfte deshalb festlegen, welche Entscheidungen getroffen, welche Probleme gemeinsam gelöst und welche Informationen ausgetauscht werden sollen. Ebenso sollte geklärt werden, welche Abteilungen oder Fachbereiche miteinander arbeiten müssen und welches konkrete Ergebnis am Ende des Tages erwartet wird.
Führungskräfte sollten selbst präsent sein
Auch das Verhalten der Vorgesetzten spielt eine wichtige Rolle. Wenn Beschäftigte ins Büro kommen müssen, während ihre Führungskräfte regelmäßig selbst mobil arbeiten, dürfte die Akzeptanz entsprechender Vorgaben leiden.
Maiß empfiehlt Führungskräften deshalb, mit gutem Beispiel voranzugehen, „an Präsenztagen anwesend und ansprechbar zu sein und so zu zeigen, dass die gemeinsame Zeit für Austausch genutzt wird“.
Damit wird die Büropräsenz nicht allein zu einer formalen Verpflichtung, sondern zu einem Bestandteil der Zusammenarbeit.
3. Individuelle Lösungen transparent organisieren
Trotz verbindlicher Präsenztage können persönliche Situationen flexible Lösungen erforderlich machen. Beschäftigte müssen beispielsweise auf einen Handwerker warten oder familiäre Verpflichtungen übernehmen.
In solchen Fällen können Tätigkeiten, die besonders gut für konzentriertes Arbeiten geeignet sind, ins Homeoffice verlagert werden. Dazu gehören beispielsweise die Auswertung von Kundenfeedback oder die Vorbereitung einer Präsentation.
Maiß empfiehlt, „offen zu besprechen, an welchen Tagen einzelne Beschäftigte besser im Homeoffice arbeiten können, und dies mit dem Team transparent und fair zu organisieren“.
Entscheidend ist dabei, dass Ausnahmen nicht willkürlich erscheinen. Für Abweichungen von der Präsenzpflicht sollten Unternehmen deshalb klare und nachvollziehbare Kriterien definieren.
Maiß hält es für wichtig, „nachvollziehbare Kriterien aufzustellen, um zu vermeiden, dass ihnen Willkür vorgeworfen wird“.
Klare Ziele entscheiden über den Erfolg der Büro-Rückkehr
Die Diskussion bei Mercedes-Benz zeigt, dass strengere Präsenzregeln allein keine höhere Produktivität garantieren. Entscheidend ist, wie Unternehmen die gemeinsame Bürozeit nutzen und wie nachvollziehbar Führungskräfte die Veränderungen erklären.
Wer Präsenztage mit konkreten Aufgaben, messbaren Zielen und transparenten Ausnahmeregeln verbindet, kann persönliche Zusammenarbeit gezielter einsetzen. Ohne eine solche Organisation besteht dagegen die Gefahr, dass die Rückkehr ins Büro von Beschäftigten lediglich als zusätzliche Präsenzpflicht wahrgenommen wird.
Hermann Hesse schreibt für die Neue Schweizer Zeitung über Politik, Wirtschaft, Technologie, Sport, Unterhaltung und Lifestyle. Er legt Wert auf klare Berichterstattung, aktuelle Themen und relevante Geschichten, die Leserinnen und Leser zuverlässig und verständlich informieren.