Hybridarbeit 101: So managt ihr euren hybriden Arbeitsplatz

Einer im August 2022 durchgeführten Studie von FlexJobs zufolge möchten 65 Prozent der Arbeitnehmenden Vollzeit remote arbeiten und 32 Prozent plädieren für ein hybrides Arbeitsmodell. Kein Wunder bei der Anzahl an Vorteilen, die dadurch für Mitarbeitende entstehen: mehr Flexibilität, weniger Pendelzeiten und eine verbesserte Work-Life-Balance, wodurch mehr Zeit für Freund:innen und Familie bleibt.

Wir können daher definitiv sagen, dass Hybridarbeit gekommen ist, um zu bleiben. Möchten Unternehmen weiterhin erfolgreich sein und als attraktive Arbeitgeber gelten, sollten sie dem Wunsch der Mitarbeitenden Gehör schenken und auch in ihrem Unternehmen hybride Arbeitsformen anbieten. Trotz der zahlreichen Vorteile ist hybrides Arbeiten, so wie jedes Arbeitsmodell, auch mit manchen Herausforderungen verbunden. Aber keine Sorge, denn diese sind mit den richtigen Tricks oder Tools meist einfach zu meistern. Wir verraten euch 5 Tipps, um euren hybriden Arbeitsplatz effizient zu managen.

1. Anzahl der Bürotage

Tatsächlich gibt es keine ideale Anzahl an Bürotagen und eine Leistungsüberprüfung auf Basis dieser ist nicht praktikabel. Stattdessen sollte ein differenzierter Ansatz für die beste Aufteilung von Büro- und Fernarbeitstagen verwendet werden. Nämlich die Art der Aufgabe, die erfüllt werden muss. Dabei unterscheidet man zwischen Aufgaben, die reibungslos remote erledigt werden können und solchen, bei denen das nicht geht. Häufig werden vier Kategorien identifiziert, die die Aufgabentypen widerspiegeln: Einzelne verfahrenstechnische Aufgaben und konzentrierte kreative Aufgaben, die leichter im Home-Office erledigt werden. Für koordinierte Gruppenaufgaben und gemeinsame kreative Aufgaben eignet sich die physische Büroumgebung besser. Dadurch verändert sich der Grund, warum wir ins Büro gehen. Statt einer reinen Erfüllung von Aufgaben, rücken persönliche Interaktionen, das soziale Miteinander und der kreative Austausch in den Fokus. Das wiederum fördert die Verbundenheit zwischen Mitarbeitenden und stärkt das Gemeinschaftsgefühl.

2. Digitale Tools nutzen

Arbeiten manche Mitarbeitende vor Ort, während andere im Home-Office sind, ist die Nutzung digitaler Tools essentiell. Manche der relevantesten Tools sind dabei Kommunikationstools, Projektmanagement-Apps oder Cloud-Speicher-Software. Erstere unterstützen Unternehmen bei der (a)synchronen Kommunikation und Meetings. Kollaborationstools schaffen einen besseren Überblick darüber, auf welchem Stand Projekte sind, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie ausgelastet Mitarbeitende sind. Dadurch können sich Kolleg:innen bei Bedarf gegenseitig entlasten. Cloud-Speicher-Tools dienen der online Speicherung von Daten, sodass alle Mitarbeitenden, egal ob remote oder vor Ort, auf die gleichen Informationen und Dokumente zugreifen können. Eine kürzlich durchgeführte Studie der WirtschaftsWoche unterstreicht die Nützlichkeit von digitalen Tools: 90 Prozent der untersuchten Unternehmen verzeichnen eine Produktivitätssteigerung dank der verfügbaren Kollaborations- und Meetingtools.

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3. Workplace Management App einführen

Obwohl virtuelle Kommunikationstools viele Vorteile haben, kann es oft auch schwierig sein, qualitativ hochwertige Interaktionen zu führen. Daher empfehlen sich für manche Themen die Zusammenarbeit und das Abhalten von persönlichen Besprechungen im Büro. Arbeitsplatz Management Apps (wie deskbird ?) können hier besonders helfen. Solche Tools ermöglichen es Mitarbeitenden, schnell und einfach anzugeben, wann sie wo arbeiten. Sie buchen vorab Schreibtische, Meetingräume oder andere Ressourcen und haben dadurch immer die Gewissheit, dass sie den gewünschten Arbeitsplatz im Büro belegen. Zusätzlich sehen sie in Echtzeit, wo ihre Kolleg:innen sitzen, was sowohl Mitarbeitenden als auch Vorgesetzten einen besseren Überblick gibt. Dadurch lassen sich persönliche Meetings oder gemeinsame projektbezogene Bürotage im Handumdrehen planen. Kolleg:innen lernen sich besser kennen und Beziehungen werden aufgebaut, was wiederum die zukünftige Zusammenarbeit positiv beeinflusst. Eine Arbeitsplatz Management Software fördert demzufolge die Kommunikation, Kollaboration und Innovation und stärkt ebenfalls das Gemeinschaftsgefühl im Büro.

Es ist außerdem essentiell zu beachten, dass digitale Tools in bereits bestehende Anwendungen integrierbar sind. Mitarbeitende sollten nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln müssen, damit sie nicht den Überblick verlieren. Die Integration digitaler Tools wirkt sich zudem positiv auf das gesamte Unternehmen aus, da sie die Koordination erleichtert und die Workplace Efficiency erhöht. Für eine reibungslose User Experience bietet deskbird beispielsweise einige Integrationen, wie mit MS Teams und Slack.

4. Auf koordinierte Hybridarbeit vertrauen

Hybridarbeit kann unkoordiniert oder koordiniert gestaltet werden. Bei beiden Methoden sind manche Mitarbeitende im Büro, während andere remote arbeiten. Der große Unterschied: bei koordinierten hybriden Teams gibt es Systeme, die bei der Verwaltung wer wann und wo arbeitet unterstützen – nämlich Workplace Management Apps. Bei unkoordinierten Teams gibt es das nicht. Wir bei deskbird haben hierzu einiges an Recherche betrieben und festgestellt, dass koordinierte Hybridarbeit effizienter als unkoordinierte ist. Denn Mitarbeitende verzeichnen im Durchschnitt eine Produktivitätssteigerung von 20 Prozent pro Woche. Und auf Basis diverser Analysen zur Ressourcennutzung können Unternehmen bis zu 30 Prozent der Bürokosten sparen. Zusätzlich führt koordinierte Hybridarbeit zu einer verbesserten Kommunikation zwischen Manager:innen und Mitarbeitenden und einer schnelleren Erreichung von Zielen. Aber auch die Mitarbeiterzufriedenheit und der Präsentismus im Büro wird beeinflusst. Dem Work Trend Index 2022 von Microsoft zufolge würden 73 Prozent der befragten Mitarbeitenden regelmäßiger ins Büro kommen, wenn sie wüssten, dass sie dort ihre Teammitglieder antreffen. Also eine Win-win-Situation für alle.

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5. Positive Unternehmenskultur entwickeln

Unternehmen, die auf hybride Arbeitsmodelle setzen, dürfen die Unternehmenskultur nicht aus den Augen verlieren. Denn auch wenn der tägliche persönliche Kontakt wegfällt, hat sie wesentliche Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und demzufolge auf die Mitarbeiterbindung. Es ist essentiell, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich Mitarbeitende wertgeschätzt und wohl fühlen. Denn zufriedene Mitarbeitende sind engagierter, produktiver und dem Unternehmen gegenüber loyaler. Bei der Gestaltung der Unternehmenskultur sollte auf Aspekte wie Employee Empowerment und Vertrauen, Unternehmenswerte, Transparenz und Performance geachtet werden. Mitarbeitende sollten selbst die Verantwortung für ihre Entscheidungen übernehmen, ihre Kenntnisse müssen bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt und ihr Beitrag geschätzt werden. Außerdem identifizieren sie sich besser mit Unternehmen, die ähnliche Werte vertreten. Für junge Arbeitnehmende sind besonders Themen zu Nachhaltigkeit oder DEI (Diversity, Equity, Inclusion) relevant. Auch eine offene Kommunikation über Informationen oder anstehende Veränderungen ist essentiell. Denn sie gibt Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie offen darüber reden können, was ihre Bedürfnisse sind, ob ihnen etwas fehlt oder wie es ihnen geht. Zu guter Letzt sollte die Produktivität von Mitarbeitenden nicht daran gemessen werden, wie oft sie im Büro sind oder wie lange sie arbeiten. Viel wichtiger ist, wie viel sie in ihrer Arbeitszeit schaffen und welche Leistung sie erbringen.

Hybride Arbeitsmodelle haben sich definitiv durchgesetzt und werden von immer mehr Unternehmen implementiert. Die entstehenden Vorteile, wie mehr Flexibilität, weniger Pendelzeiten und größere Produktivität, sprechen für sich. Um Hybridarbeit noch effizienter zu gestalten und am meisten davon zu profitieren, solltet ihr einige wesentliche Aspekte beachten. Es ist nicht entscheidend, wie oft Mitarbeitende im Büro sind, solange sie am richtigen Arbeitsort für die Erfüllung ihrer Aufgaben sind. Verwenden Unternehmen diverse digitale Tools und setzen auf die Unterstützung von Arbeitsplatz Management Apps, werden Koordination, Kollaboration und Innovation verbessert. Zusätzlich können durch koordinierte Hybridarbeit Kosten gespart und die Produktivität gesteigert werden. Gepaart mit einer positiven Unternehmenskultur sind Unternehmen bestens ausgestattet, um in der Hybridarbeit zu brillieren.

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Selina Muehlegger – deskbird

Quellen

So managen Sie die hybride Arbeitswelt WirtschaftsWoche

Remote Work Statistics & Trends: The Latest in Remote Work FlexJobs

Work Trend Index Special Report: Hybrid Work Is Just Work. Are We Doing It Wrong? Microsoft

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